Všechno se dá dělat buď jednoduše, nebo složitě. Dnes vám ukážu, jak si zjednodušit práci s e-mailem. Uvidíte, že záplavu pošty budete zvládat s úsměvem.
Dobrého pomálu
Ani ty nejlepší věci se nedají dělat pořád. Jíst, spát, cvičit, cokoliv vás napadne. Totéž platí pro e-maily. Základem úspěchu je nastavit si, kdy budete e-maily číst a kdy ne. Znáte ten typ lidí, co kontroluje pracovní e-mail na telefonu i o půlnoci ve sprše? To je nejlepší cesta k vyhoření.
Jak se tomu bránit? Stačí si v telefonu nastavit, kdy se upozornění na nové e-maily nemají zobrazovat. Nejčastějším řešením je, že e-maily vám na telefon chodí jen během pracovní doby, např. ve všední dny od 8 do 17 hodin. Level 2 je pak celkové vypnutí upozornění na e-maily v telefonu. Tento přístup už několik let používám a musím říct, že se vždycky těším na překvapení, co je v e-mailu nového, když se do něj aktivně podívám.
E-maily až na druhém místě
Bude to znít jako klišé, ale nezačínejte den čtením e-mailů. To mi zatím v produktivitě pomohlo nejvíc. Jak to funguje v praxi? Na ráno, kdy se mi pracuje nejlépe, si naplánuji hlavní úkol dne, obvykle na 2 - 3 hodiny. Teprve, až ho zdárně dokončím, začnu se věnovat čtení e-mailů. Nehrozí tak, že ráno se začnu věnovat poště, na něčem se zaseknu, a to nejdůležitější za celý den nedokončím, nebo se k tomu ani nedostanu.
Chápu, že pro většinu lidí je taková změna příliš revoluční. Dá se na to zvykat postupně - začít s e-mailem až po 15 nebo 30 minutách práce, a tento čas postupně prodlužovat. Uvidíte, o kolik víc toho zvládnete udělat za stejné množství času, hlavně když použijete i následující tipy
Berte to hromadně
Všimli jste si, že když děláte věci jednotlivě, tak v součtu zaberou víc času, než když je zpracujete všechny najednou? Totéž platí i pro e-maily. Místo toho, abych e-maily kontroloval každou chvíli, osvědčilo se mi vyhradit si několik e-mailových bloků denně. V té době si e-maily pročtu a na potřebné zareaguji. Jinak si inboxu přes den nevšímám. Vyzkoušel jsem, že nikdo další to nepostřehne a člověk mezitím stihne spoustu věcí navíc. Další výhodou je, že hromadné e-maily se často vyřeší bez vašeho přičinění, aniž byste s nimi v jejich průběhu ztráceli čas. Bohatě postačí si přečíst posledních několik zpráv a podle nich se zařídit.
Nenechte se rušit
Znáte to, v klidu si pracujete na náročném úkolu, a najednou to přijde. Na telefonu vám blikne notifikace nového e-mailu. O vteřinu později vyskočí v rohu monitoru okno s upozorněním, ozve se cinknutí a vedle hodin se usadí ikonka obálky. I ty nejsilnější povahy mají v tu chvíli problém udržet pozornost. Ze zvědavosti se na novou zprávu podívá skoro každý. Co s tím? Na telefonu si vypněte notifikace e-mailů, totéž pak v e-mailovém klientovi na počítači. Získáte tak neskutečnou svobodu. Došlým e-mailům budete věnovat pozornost ve chvíli, kdy chcete vy, ne odesílatel. Minimálně notifikace na ploše doporučuji vypnout i proto, že působí rušivě i ve chvíli, kdy s někým sdílíte obrazovku. Navíc, podle zákona schválnosti, vám zrovna v takové chvíli přijde nepracovní e-mail od kolegy a vaše pověst profesionála je fuč.
Pořádkem k úspěchu
Možná už jste ho potkali - skvělý kolega, který má Achillovu patu - nepořádek v e-mailech. Věčně hledá nějakou zprávu a nikdy neodpoví na všechno, na co by měl. Naštěstí stačí málo. Nastavte si v e-mailovém klientovi automatické třídění e-mailů do složek. Nenechte se ale unést. Jsou jedinci, kteří mají vlastní složku na každého odesílatele. Tím se ale jen přesune problém ze záplavy e-mailů do záplavy složek. Daleko lepší praxe je rozdělit si příchozí e-maily do složek typu Klienti, Nadřízení, Podřízení, Ostatní. Takhle máte e-maily rozdělené podle priority - klienty řeším nejdřív, ostatní až nakonec.
Nenechte to vyhnít
Když už máme e-maily roztříděné, jak na nic nezapomenout? Jednoduše. Osvědčená metoda je ta, že každý e-mail si stručně přečtete a uděláte s ním jednu ze 4 věcí:
- nic (byl spíš informační a nic z něj pro vás nevyplývá)
- předáte ho k vyřešení někomu, kdo to zvládne lépe/dříve než vy
- pokud z e-mailu vyplývá úkol pro vás konkrétně a řešení zabere do 2 minut, odpovězte obratem
- pokud z e-mailu vyplývá úkol pro vás konkrétně a řešení je na delší dobu, e-mail si označte vlaječkou (nebo zvonečkem/hvězdičkou, podle vašeho e-mail klienta)
Klíčem k úspěchu je mít složku, kde se vám shromažďují veškeré e-mailové zprávy, které jste si takto označili. Ty je potřeba pravidelně kontrolovat a postupně vyřešit.
Závěr
Tohle byly hlavní zásady, které se mi osvědčily pro zlepšení práce s e-mailem. Vyberte si aspoň jednu z nich a začněte ji používat. Uvidíte, o kolik lépe se vám bude pracovat!
Poznámka pod čarou
Pokud působíte na pozici, kde je důležitá rychlá reakce na e-maily (zpravidla zákaznická podpora), nemusí pro vás být všechny tipy tím pravým. Ale vypnutí notifikací v nepracovní době, třídění e-mailů a práci s označováním e-mailů k vyřízení využijete určitě.